Règlement d’ordre intérieur de la Commission de sauvegarde du patrimoine funéraire

Rôle :

Article 1 - La commission communale de sauvegarde du patrimoine funéraire, ci-après dénommée « Commission », est un organe consultatif. Elle est instaurée pour présenter des avis et suggestions aux autorités communales (Collège et Conseil) ainsi qu’au service des cimetières, notamment :

• Eclairer les autorités communales et les agents sur le patrimoine funéraire et l’histoire locale ;
• Dresser et faire vivre la liste des sépultures d’importance historique locale pour chaque cimetière afin de respecter les obligations légales en matière de liste SIHL ;
• Editer une brochure avec les sépultures d’importance historique locale ;
• Élaborer des critères objectifs pour fixer les prix de vente ou de concession des monuments funéraires, qu’ils soient remarquables, rénovés ou non préalablement par la Ville d’Arlon ;
• Fixer le prix de la vente (ou de concession) d’un monument funéraire remarquable ou non en l’état ou rénové préalablement par la Ville d’Arlon ;
• Proposer des activités dans les cimetières (visite, conférences, activités diverses pour que la population s’approprie cet espace de mémoire, de recueillement et de visite, de repos, de découvertes et de promenade ;
• Émettre un avis non contraignant sur l’aménagement des cimetières ;
• Informer la population, par exemple via une rubrique dédiée dans le Vivre à Arlon, permettant de mettre en lumière un défunt, une sépulture et son histoire, afin de valoriser le patrimoine funéraire local ;
• La Commission est également informée par les autorités communales et les agents sur les projets d’aménagements, les nouvelles dispositions légales et réglementaires qui s’appliquent aux cimetières.
   

Composition :

Article 2 - La Commission se compose des membres suivants, à savoir :

1. Un membre issu du Collège communal assurant la présidence des réunions de la Commission,
2. Sept membres issus du Conseil communal désignés par chaque groupe politique représenté, selon la clé d’Hondt,
3. Deux membres issus des services communaux des cimetières et des musées,
4. Sept membres issus de la société civile éclairant la Commission sur l’histoire locale et le patrimoine funéraire :

Article 3 - Après l’adoption de ce ROI, la Commission fera un appel à la population via le bulletin communal « Vivre à Arlon » afin de s’entourer de personnes sensibles à l’histoire, au patrimoine de la Ville d’Arlon et de ses villages, en vue de compléter la Commission des membres de la société civile.

Article 4 - Lors de sa première séance (sans les membres de la société civile), la Commission examinera les candidatures reçues à la suite de l’appel public mentionné à l’article 3 et proposera au Collège communal la nomination motivée de 7 membres issus de la société civile pour compléter sa composition.

Article 5 - Les membres mentionnés à l’article 4 sont désignés par le Collège communal, qui en informe officiellement les personnes retenues comme celles qui ne le sont pas.

Mode de convocation aux réunions plénières et fréquence :

Article 6 - La convocation aux réunions plénières sera adressée à chacun des membres par voie électronique uniquement et comprendra la date et le lieu de la réunion, l’ordre du jour provisoire ainsi que le procès-verbal de la réunion précédente.

Article 7 - Les membres sont priés de confirmer leur présence ou d’informer de leur absence par courriel uniquement adressé au secrétariat de la Commission (lucien.laplanche@arlon.be).

Article 8 - La Commission se réunit à huis clos, mais ses membres peuvent, de manière ponctuelle, proposer l’invitation d’une personne extérieure. Toute invitation doit être soumise à la Commission lors de la réunion précédente.

Article 9 - La Commission se réunit en plénière au moins 2 fois par an ou à la demande de l’un de ses membres, par courriel uniquement adressé au secrétariat de la Commission (lucien.laplanche@arlon.be).

Fixation de la date de réunion et de l’ordre du jour :

Article 10 - La date de la prochaine réunion est fixée oralement en séance pour les membres présents, puis confirmée par courriel à l’ensemble des membres, accompagnée de l’ordre du jour provisoire et du procès-verbal de la séance précédente.

Article 11 - L’ordre du jour provisoire doit être établi au plus tard au moment de la convocation des membres. Afin d’éviter toute urgence ou précipitation, tout membre souhaitant y ajouter un point doit en informer le secrétariat de la Commission (lucien.laplanche@arlon.be) par courriel, au moins deux semaines avant la réunion. Sa demande doit être accompagnée de tous les documents utiles (photos, textes, articles de presse, extrait d’ouvrage, fiche SIHL, etc.).

Article 12 - Si l’appui du Service des cimetières est souhaité pour l’élaboration d’un point à inscrire à l’ordre du jour ou pour en rassembler les pièces utiles, le membre qui souhaite inscrire ce point est invité à en faire la demande par courriel (lucien.laplanche@arlon.be) dans un délai raisonnable qui tienne compte de l’article 11 précédent, afin de laisser aux agents le temps de traiter la demande. Dans l’hypothèse d’un emploi du temps chargé ne permettant pas de traiter la demande d’appui dans le délai imparti, il pourra être proposé de reporter ce point à la séance suivante.

Article 13 - L’ordre du jour définitif, reprenant l’ordre du jour provisoire ainsi que les points ajoutés par les membres deux semaines avant la tenue de la réunion de la Commission, est communiqué en séance.

Article 14 - L’ordre du jour est composé comme suit :

•  Validation du procès-verbal de la réunion précédente + remarques éventuelles ;
• Ordre du jour définitif (ordre du jour provisoire + points ajoutés) ;
• Points urgents ;
• Fixation de la date et de l’ordre du jour provisoire de la prochaine réunion.
   

Procès-verbal de réunion :

Article 15 – Un procès-verbal est rédigé pour chaque réunion par le secrétariat de la Commission et est transmis aux membres par voie électronique lors de leur convocation à la réunion suivante. Le procès-verbal peut être lu et est validé lors de la séance suivante ; les remarques et/ou corrections éventuelles peuvent y être mentionnées et figureront sur le procès-verbal de la séance en cours dans la rubrique « Validation du procès-verbal de la réunion précédente + remarques éventuelles ».

Article 16- Le procès-verbal de réunion est transmis aux Collège et Conseil communaux ainsi que les propositions de décisions en fonction des compétences de chacun de ces organes.